ここ数カ月で自分がミーティングを主催する、という場面が徐々に多くなってきました。これまでの人生の中でそんな経験もないし、ましてや参加する側に立った経験すらもなかったので毎回試行錯誤しています。

僕の業務では基本30分～45分のミーティングを設置することが多いのですが、それにしても招集した参加者たちの時間をお借りすることになるので、少しでも良い議論ができるようにと思って最近工夫している点や自戒の念を込めての反省点などを書き残します。

結局準備が大切

散々言われていることではありますが、準備が全てに影響してきます。

たとえ発散のための会議体であっても重要で、真っ白な議事録から最高のアウトプットが生まれることは結構難しいんだな、と思いました。

アウトプットを定義する

このミーティングの後にはどんなアウトプットが出ている状態が望ましいのか、せめて自分の頭の中で整理しておく必要があります。「A案かB案どちらかを選ぶ」「課題に対する自分たちなりの仮説の共通認識を作る」「アイディアを10個出す」とかかも。

最終着地点が決まっていないと収束ができないので、アウトプットが定義出来ている状態でミーティングに臨みます。逆に、最終着地点にたどり着けない場合は無理して収束させる必要がないかもしれません。

必要な情報は揃えておく参加者によって色々な意見や疑問が出る中で、それぞれの質を高めるためには前提となる情報をあらかじめ揃えておく必要があります。

例えば「〇〇なユーザーに対して課題解決を図りたい」となった場合に、「〇〇なユーザーは全体に対してどれくらいいるのか」「〇〇なユーザーをどう定義するのか」などの土台を作っておくと、それらを踏まえた議論ができるのでなんか良い感じになります（多分）

背景の共有

そのプロジェクトの背景をテキストに起こして議事録の一番上に置いておきます。特に、社内で走る施策に関してはビジネス的な背景が強い場合が多いです。参加者の中にはデザイナーやエンジニアなど異なる職種がいるため、なぜ今これをやるのか、どういう経緯かを分かりやすく説明する必要があります。

なぜテキストに起こしておくのが良いかというと、後から参照したいときに確認するコストを下げられるのと、文字に落とし込む作業の中で理解が深まるからです。

軸を一本通しておく

ミーティング主催者なりの考えを一本通しておくのが良いなと思っています。これは後述しますが、自分の意見を押し付ける・ただ解説して授業みたいにする目的ではなく、議論の質を高めるためのものです。

ここでいう議論の質とは、かける時間に対するアウトプットの粒度みたいな感じです。1時間かければ達成できるものは、30分で達成できるに越したことはありません。

つまり、色々な参加者がいるミーティングでは初期段階のアウトプットは（言葉を選ばなければ）「まあそうだよね」という意見が出がちなので、そこらへんをショートカットできるように事前にじっくり考えておきましょうということです。

これをやっておくと「確かに！それは〇〇という点で素晴らしいアイディアで、同時に△△という問題も浮かびますね。それに対しては□□という対策が打てそうです」みたいなことが言えるようなります。

逆にやっておかないと、「おー確かに、良いですねー」と終わってしまうかもしれません。僕らはまだその先に行けたはずなのに！

ミーティング中のこと

僕は準備が割と得意（だと思っている）なのですが、ミーティング中のコミュニケーションはめちゃくちゃ苦手です。でも意識していることはちょっとあるので書きます。

一本通した軸を上手く扱う

早速オラが出来ていないことなんですが、事前に通した軸を上手く活用する必要があります。例えば、自分なりにじっくり寝る間も惜しんで考えたことをせっかくのミーティングの場で「これはこうでこれはこう。つまりこうなので結論こうです」といった伝え方になってしまうと参加者からすれば「はい、わかりました」にしかなりません。

なので、例えば議論の種として使ったり、場の発散が滞ったりしたときに刺激剤として提供するなどが上手い使い方なのかなと思います。（僕がミーティング上手だなと思う人は無意識にでもこれをやっていそう）

あくまで通した軸に関しても、実際に話し合ったら根っこから見当違いだった、みたいなこともあるはずなので、場への問いかけのような、話題に困ったときのルーレットアプリみたいな活用の仕方が簡単で良いかもと思いました。僕はできていません。（つい結論急ぎがち）

「はい」か「いいえ」で意思表示できる問いを投げる

これも僕ができていないことなんですが、問いの投げかけはできるだけ簡単な方が意見が出やすいよね、と思っています。

「僕はこう思うんですけど、どうなんでしょうねえ」などの曖昧な言葉だと、参加者からすると「自分はどんな意見の形を求められているんだろう」となってしまうよなあ、と。

ただしこれはやりすぎると危険で、2択の質問は気が付くと一つの方向性にしか進むことができなくなってしまいます。つまり、この手法はかなり、うーん、決定論的？って言うんですか？議論の自由度がめっちゃ低くなっちゃう可能性があるんですよね。

なので、議論の間間に「ここまでで意見ある人いますかー」みたいな息継ぎの時間を設けておくとそれがある程度防げるように思います。僕も次からそうします。

議事録のこと

議事録ってすごい大事なんですが、僕はかなり思考と手を動かすのを同時に行うのが超絶苦手なタイプなので基本的にミーティング後に整理して書くことが多いです。

ミーティング中は要点を絞って、「議論のターニングポイントになった意見」とか「細かい情報のメモ（例えば日付とか）」をシュッと書いたりするぐらいです。

30分ぐらいのミーティングだと、議論の内容を忘れてしまうこともあんまりないと思っていて、後から整理して書き記した方が読みやすかったり、改めて行ったミーティングの全体を俯瞰して捉えることができるので今はこの方法を採用しています。

ただ、参加者が多かったり、自分が参加する側である場合には書かなきゃと思うのですがつい忘れてしまうのでAIがどうにかしてくれないかなと願っています。

そういえばAIあるじゃん

NotionにもAIが搭載されて要約をお願いできるようになったり、ChatGPTに添削をお願いすればミーティング中の議事録がある程度適当でも良い感じのアウトプットを残しておけるのでは？と今これを書いていて思いました。

話が逸れたので今回は以上！サウナ行きたい！